公司组织结构

 

1. ZJX 组织结构
本公司的组织结构如下，它表明了各级部门之间的相互关系：

图一   公司组织机构图
2. 职责与权限
2.1 公正性委员会（管理委员会）：
1) 在公司进行风险评估过程中，就影响公正性的事宜提出意见；
2) 协助制定与认证活动公正性有关的政策，并监督实施。同时参与审查其他有关影响 ZJX 公正性的
重大事项；
3) 根据需要提出组建专门委员会完成特定的项目；
4) 有权阻止公司有任何倾向使商业因素或其他因素妨碍公司一致地提供客观的认证活动；
5) 有权对影响认证可信度的事宜（包括公开性和公众认识）提出建议；
6) 监督有关申诉、投诉和争议事项的处理；
7) 至少每年对公司的审核、认证和决定过程的公正性进行一次审查，并听取公司的年终汇报。
2.2 总经理
1) 决定本公司的经营方针并组织实施；
2) 负责本公司的财务运作和管理；
3) 对本公司实施全面管理，行使职权范围内的人员聘任、考核，确保开展认证所需的人力和财力资
源；
4) 制定本公司管理方针和管理目标，批准质量手册；
5) 任命本公司管理者代表；主持管理评审工作；
6) 决定本公司认证的批准（包括授予认证、保持、扩大或缩小认证范围、更新、暂停、恢复或撤销
认证）；
7) 在需要时授权技术部或小组或个人代表总经理开展规定的活动；
8) 向公司公正性委员会提供所有与认证有关的信息，包括所有重大决定和活动的理由以及负责特定
活动人员的选择，使它能确保恰当地、公正地进行认证；
9) 处理本公司和公正性委员会交办的其它事项。
2.3 管理者代表
1) 按照相关标准和规范等文件的规定建立、实施和保持管理体系；
2) 负责本公司内部管理体系审核的组织和实施；
3) 向总经理报告管理体系运行情况，以供管理评审和持续改进；
4) 经总经理授权代表本公司与认可机构联系认可评审工作。
2.4 副总经理
1) 协助总经理工作，向总经理直接负责；
2) 负责分管部门的领导工作。
2.5 技术部
1) 根据各部门提供需求，考虑政策导向并汇总信息，研究确定新认可项目开发方案并组织实施；对
已认可项目针对认可要求在实践中的具体操作进行课题研发；
2) 负责认可申请文件的编制与上报；
3) 负责专业范围认可的组织与上报及专业保持情况的跟踪；
4) 负责手册、程序文件的编制和修改；体系内作业文件及管理记录的审核；组织编制专业审核指导
书；
5) 负责法律、法规、标准的收集、维护更新，并传递至使用部门；
6) 组织有关认证认可法规及规范要求、研发项目的培训；
7) 组织认证评定和专业评定工作，并解决评定中的问题及认证审核中的技术问题，向相关部门及时
传递信息；
8) 负责审核实施后因申请或获证客户不符合未及时关闭而导致的暂停、撤消和不予注册的办理；
9) 负责协助管理层组织实施内审、管理评审；
10) 负责各种渠道发现的不符合项整改的组织工作及监督跟踪纠正措施的实施情况。
2.6 运营部
2.6.1 认证申请评审管理
1) 负责申请、合同评审工作；
2) 负责获证组织转机构的信息上报及确认工作；
3) 负责本公司合同专用章的保管和使用。
2.6.2 认证审核方案管理
1) 负责审核方案的编制、审核、发放及计调工作；
2) 负责审核人员在审核过程中审核行为公正性、有效性的管理工作,并将审核员管理的信息传递相
关部门；
3) 负责审核实施过程的监控，并对审核过程中的争议进行处理；
4) 负责提出审核技巧、审核一致性、有效性的研讨和培训需求；
5) 负责审核文件与资料的管理与发放；
6) 负责获证组织资格的保持、扩大/缩小、暂停、恢复、撤消、注销等事宜与获证组织进行沟通确
认，并负责将相关信息进行传递；
7) 协助财务部对认证有关费用的收缴工作；
8) 负责本公司审核专用章的保管和使用。
9) 负责参与本部门职责相关的文件资料（包括作业指导书）和管理记录的编制、修改和保管；
2.6.3 客户服务
1) 负责制定市场发展规划；
2) 负责认证市场的调研、开发和公开文件的发放；
3) 负责认证市场的宣传、策划与指导；
4) 负责市场开发人员培训的策划与实施；
5) 负责为市场开发人员提供技术支持和服务，解决疑难问题，并对市场开发过程中的公正性进行
监控；
6) 协助财务部对认证有关费用的收缴工作；
7) 负责实施客户服务满意度抽查工作, 负责客户满意度信息收集、分析、测算与反馈；
8) 负责投诉、申诉和争议的信息收集与处理，及时报告管理者代表和总经理；
9) 负责客户服务的策划与实施，如证书发票等材料的邮寄；
10) 负责与获证客户确认监督审核适宜；
11) 负责与获证组织就再认证事宜进行沟通，并签署再认证合同；
12) 负责就认证要求的变更事宜与组织进行沟通；
13) 负责自有客户服务的策划与实施，与申请认证的组织保持联系，终身跟踪服务直至组织提出终
止合同关系，并负责合同终止后遗留问题的处理；
14) 负责收集获证组织转机构的信息传递至合同评审人员；
15) 负责认证申请、合同的管理；
16) 负责参与本部门职责相关的文件资料（包括作业指导书）和管理记录的编制、修改和保管；
17) 参加公司部门组织召开的工作会议。
2.7 人资部
1) 负责管理人员的录用、考评与奖惩及人事档案的管理工作；
2) 负责专/兼职审核员/审查员、技术专家的录用、综合评价、注册、晋级、年度确认、复查换证及辞退的管理工作；
3) 负责专/兼职审核员/审查员、技术专家专业能力评定的组织及档案的管理工作；
4) 负责专业能力评定人员、认证决定人员、审核项目管理人员、培训指导与管理人员的提名及批
准后资格的管理，以及实施过程的监控；
5) 负责公司内部培训/继续教育的策划、组织实施，负责人员培训档案的管理；
6) 负责保密管理工作；
7) 负责与本部门职责相关的文件资料（包括作业指导书）和管理记录的编制、修改和保管。
2.8 行政部
1) 负责公司财务政策和财务管理制度的制订和实施；
2) 负责审核员费用的预算、核算及发放管理；
3) 负责工商年检、工商注册监督管理；
4) 负责财务收支预算、核算、决算、分析和财务监督与财务税收政策的执行；
5) 负责公司财务档案的管理，负责公司工商注册有关文件及公司的财务公章保管和使用；
6) 负责资金划拨及资金运作的监控及财务管理，并对其财务管理人员进行考核提出聘用意见；
7) 负责按合同收取及清缴认证费用；
8) 负责缴纳认可管理费及认证风险基金的管理；
9) 负责审核员审核费用的审核及发放；
10) 负责员工福利、保险、劳资的管理；
11) 负责公司的资产、档案管理；
12) 负责受理认证过程中的稽查、申诉、投诉。
3. 部门人员岗位职责汇编
3.1 行政部
3.1.1 经理
1) 负责公司办公室的全面工作；
2) 负责公司外部公关及各种接待安排及管理；
3) 负责公司后勤卫生、安全保卫管理；
4) 负责公司的物资采购计划编制及采购管理；
5) 负责公司车辆使用、维修、调度、使用管理；
6) 负责公司各种会议的安排及管理；
7) 负责公司公章、证照的使用管理；
8) 负责公司固定资产的使用管理。
3.1.2 档案室专员
1) 全面负责档案室的管理工作，掌握档案室的所有资料及科学管理数据；
2) 确立档案资料的管理项目，明确档案资料管理状态；
3) 记录好完整档案资料管理交接程序，以达到归档的及时性和完整性；
4) 做好档案资料的借阅记录，明确借阅人的签名、日期交接时间；
5) 协助档案资料电子版的扫描项目；
6) 具体贯彻档案室管理制度，明确档案资料科学管理的重要性和完整性，以提高档案资料的归档质
量；
7) 配合完成扫描资料。
3.1.3 财务负责人（兼会计）
1) 负责财务室的全面工作；
2) 负责参与编制各项财务管理制度；
3) 负责公司财务收支计划的编制、财务报表的分析、工商年报；
4) 负责与上级有关部门的工作沟通；
5) 负责公司总账及各种明细账的记账及稽核工作；
6) 负责公司网上报税及工资计算、审核、发放工作；
7) 负责公司固定资产的帐务管理工作。
3.1.4 会计
1) 负责其他资料的上报；
2) 负责印鉴管理；
3) 负责公司的各项凭证管理；
4) 负责费用的审核、上传及合同的管理；
5) 负责发票的购买、填开、汇总；
6) 协助办公室对固定资产的清理、核对、年度盘点；
7) 负责各业务点往来帐。
3.1.5 出纳
1) 负责公司各项经费的支出与报销；
2) 对经费的审核；
3) 负责各种账目登记；
4) 记账程序及账目稽核；
5) 现金管理；
6) 负责各种物品的保管；
7) 严格履行支票的发放手续；
8) 发票的领取、填开发票、汇总。
3.2 运营部
3.2.1 经理（负责审核）
1) 负责本部门内部管理，组织协调工作；
2) 对认证申请评审人员及认证审核方案管理人员的工作进行检查；
3) 协助技术部组织审核员培训学习；
4) 编写运营部内部工作指导书；
5) 修订体系审核文件包及审核方案策划记录；
6) 参于编写专业审核作业指导书；
7) 参于公司内部审核及管理评审工作；完成不符合项整改；
8) 参于每年认可评审及监督检查工作；协助认可评审及专项检查不符合项整改；
9) 安排认可评审见证审核项目；
10) 安排审核员升级、转正见证审核工作；对新转入审核员及时安排初始能力评价及见证审核工作；
11) 对审核组派出给予协调，对审核员的相关要求给予及时答复；
12) 对与审核组长有关的投诉及时沟通解决；
13) 组织审核员工作质量年终考评工作；
14) 每月审核报表；
15) 协调本部门与其它部门工作；
16) 对审核项目提供技术支持；
17) 完成领导交待其它事项。
3.2.2 认证申请评审人员
1) 负责对提交的认证组织的申请资料、合同进行评审；
2) 负责获证组织转机构的信息上报及确认工作；
3) 负责本公司合同专用章的保管和使用；
3.2.3 认证审核方案管理人员
1) 审核方案策划，确定审核人日，专业小类，审核范围，审核组成员组成；
2) 负责审核计划的信息上报国家认监委；
3) 确定并下达初审、再认证及监督审核任务书（含资料完整性、有效性、审核人日、审核范围、专业小类划分）。根据以下：
a) 认证范围确定
针对范围描述不清、不具体、超出资质范围的情况：根据企业资质等级、营业执照范围、资质证书范围确定认证范围，不盲目扩大也不有意缩小认证范围。
b) 专业小类的划分
根据产品的性质（硬件、软件、服务）、使用材质、工艺流程等进行专业小类的划分，做到不错划、不漏划。
c) 审核人日的计算
严格按要求核实审核人日，有删减的情况在任务书注明删减的理由；理由不充分时，不随意进行人日的删减。
4) 审核员协调、相关方联系。协助审核组长准备审核用相关资料，与企业或相关人员就审核时间及
其它要求沟通。（包括审核员的行程、住宿等方面的安排）；
5) 审核项目初审、监督、再认证报表汇总，数据统计；
6) 每月审核排单计划、审核项目报表进行整理；
7) 对审核组长编制的现场审核计划进行审批；
8) 协助本部门人员相关工作及其它临时性工作。
9) 完成领导交待其它事项。
3.2.4 认证审核员
1) 负责完成下达的审核任务；
2) 审核组长收到审核任务书后，负责组织文件审核、现场审核、验证审核资料等。审核组长根据文
件审核结果进行审核策划，包括制定审核计划，并提交受审核方方确认；
3) 审核组成员之间的联络、协调、沟通；
4) 审核报告的编写、不符合报告的关闭、审核档案的完成；
5) 参加审核员专业知识培训；
6) 审核员自身专业能力的扩展；
7) 对审核项目的认证有效性负责；
8) 完成公司交待其它事项。
3.2.5 认证审核组长
1) 审核组长接到审核任务后，与受审核方及审核组成员沟通、联络确认相关信息；
2) 进行审核策划准备，填写认证项目管理流程表；
3) 审核前，审核组长再一次联络本组成员，并与受审核方确定，集合、出发的时间、地点；
4) 制订审核计划、准备现场审核资料（包括适用的法律法规和准则），并进行文件审核；当审核计划
发生变更，审核组长必须立即向运营部报告，同时通知本组成员；
5) 审核组长或组员因故不能参加审核，组长至少提前3天通知公司运营部，否则后果由组长承担；
6) 按审核计划的安排进行初审（包括第一、二阶段审核）、非例行审核、监督、再认证、扩大认证范
围、结合审核、联合审核，并对审核工作负全责；
7) 召开审核前的内部沟通预备会议并组织审核前的专业培训，明确各小组（各成员）分工；请专业
审核员（或技术专家）针对产品（服务）的特点、关键过程/活动进行培训并确定审核要点；告知实习审核员及技术专家相关要求，交待现场审核注意事项等；
8) 向运营部/总经理报告在审核中遇到的重大问题，包括撤离现场；
9) 协调审核组成员之间的关系；
10) 对审核结论负责，严禁弄虚作假；
11) 跟踪不符合项纠正措施的实施情况并进行验证；
12) 根据审核资料移交记录表的内容，确保审核资料的完整性；
13) 按规定时间关闭不符合，按期交回审核档案；
14) 对技术部认证决定审定意见在规定的时间内整改完成，不影响认证决定的输出。
3.2.6 业务主管
1) 完成市场年度任务目标的分解和考核；
2) 按运营部制订的市场政策进行业务拓展，市场开拓策划等；
3) 对下属业务人员进行指导，培训，帮扶帮带工作；
4) 完成运营部分配工作目标；
5) 客户维护，问题处理；
6) 协助监督，再认证跟踪人员对项目进行跟踪；
7) 对本部完成项目进行收费及证书发放管理；
8) 完成领导交待其它事项。
3.2.7 客服主管
1) 负责完成部门工作目标和任务，负责部门工作的总结汇报；
2) 监督、抽查、指导部门人员工作，对部门员工进行业务培训；
3) 配合财务的月度对帐，负责与财务核对证书收费情况，确保已收费证书才能向客户发放，确定款
项后发票的发放；
4) 负责处理本部门受理的重大投诉事件，跟踪相关部门对投诉的处理进度，定期对投诉处理情况进
行统计、分析和报告，负责监督投诉处理质量；
5) 临时性或专项活动及领导交办任务。
3.2.8 证书管理员
1) 认证证书制作；
2) 管理证书信息，将发证、暂停、撤销、变更等信息上报国家认监委；
3) 初步整理拟暂停、撤销企业名单，交运营部负责人确认；
4) 根据确认名单，执行证书暂停、撤销手续；
5) 领导及部门主管交办的临时性工作；
6) 负责制作年度确认书和监督合格标贴（适用时）；
7) 负责发布暂停、撤销通知；
8) 负责统计当月监督数据；
9) 负责证书内容的核对；
10) 证书的后期制作及复印。
3.3 人资部
3.3.1 经理
1) 负责本部门内部管理，组织协调工作；
2) 公司专业能力分析评价系统管理；
3) 指导本部门员工的业务工作；
4) 协调本部门与其它部门工作；
5) 负责认证人员专业能力的考核和评审；
6) 组织公司专业人员专业能力评定文件的制定、修订；
7) 组织认证人员专业能力的考评；
8) 组织认证人员专业能力培训；
9) 负责审核员资质、转换机构管理；
3.3.2 认证人员能力评价人员（专业评定管理员）
1) 对审核员、技术专家申报的评定专业资料的符合性进行初始审查；
2) 组织初始审查符合要求的申报专业资料及时进行评审；
3) 将审核员、技术专家申报的专业资料的评审结论及时通告申报者；
4) 对审核员、技术专家评定的专业资格信息及时备案录入ERP系统；
5) 对审核员、技术专家申报的专业评审数据进行汇总；
6) 参与公司专业人员专业能力评定文件的编制、修订工作；
7) 对认证人员专业能力进行抽查验证、考评，并将验证、考评资料录入相关人员档案；
8) 专业人员技术档案的管理；
9) 审核员专业培训记录、考评记录的备案管理；
10) 审核员转换机构办理；
11) 认证专业人员信息变更管理；
12) 与上级认证管理部门的业务联系及认证信息的上报；
13) 公司人员专业培训计划的编制、培训方案的策划；
14) 公司人员专业培训资料、教员的落实；
15) 公司人员专业培训组织、管理；
16) 公司人员专业培训考核、考评管理；
17) 公司人员专业培训记录存档管理。
3.4 技术部
3.4.1 认证规则和认证方案制定人员（经理）
1) 组织公司认证规则和认证方案的制定；
2) 组织认证业务新技术方法的应用研究；认证业务范围拓展、调整的技术研究；
3) 负责认可评审及专项检查不符合项整改。
3.4.2 认证决定或复核人员
1) 做好本部门的全面管理、组织、调控工作，以及与公司其他部门的沟通协调工作。组织编写、修订
有关认证档案评定、评级等重要作业指导文件；
2) 认证决定或复核人员按相关评定文件对认证档案进行评定和评级，并对其结果作出符合要求决定，
对最终审定合格档案呈总经理审批；
3) 对认证档案的一般争议和疑难问题作出最终处理或退档的决定，对特殊的争议和疑难问题及时向主
管领导汇报并由其做出相应的决定，以最终提交符合相关评定文件要求的档案；
4) 及时收集审核员及其他部门对认证决定或复核人员和工作人员的意见和反馈；
5) 把握好质量第一与数量、速度、效率关系之间的尺度，提高本部门人员对认证档案评定工作的事业
心、责任心及技术素质，持续培训本部门人员的多体系认证档案及发现问题的能力；
6) 定时定量抽查认证决定或复核人员已评定过的档案，对档案评定的质量问题予以评价，对发现的主
要问题，及时提出解决的途径和办法；
7) 每月固定与1-2名审核组长进行多种方式沟通，探索改善提高审核档案的质量问题；
8) 认真做好每年上级部门的例行及专项检查认证档案等的周密准备工作和深入细致的迎检工作，以保
障顺利通过检查；
9) 参与公司的内部审核和管理评审，对涉及本部门的不符合项及时采取相应的纠正措施；
10) 参与公司相关的文件、管理制度等的起草、修订工作；
11) 采取人性化处理问题的方式方法，及时与各部门、审核员进行平等、友好、真诚、善意的沟通，
妥善解决认证档案等出现的各种问题；
12) 努力学习认证标准等基本知识，拓展档案评定和发现问题的能力，提高评定水平；
13) 及时、保质、保量完成上级领导交办的工作。